图一 档案

【摘要】
        物业的档案管理是日常工作中一项非常基础且重要的工作，它通过各种文字、图表、声像等不同载体的记录形式，直接反应一个企业管理水平的高低，也是衡量物业管理规范与否的重要标志。但是现在一些企业对档案管理不是很重视，档案管理缺乏专业性的指引，档案信息不全等。本文针对本人在工作中发现的一些问题，根据物业档案的管理要求，提出一些改善措施，使档案切实做到为企业的经营和发展服务。

【关键词】
        企业 档案管理 重视

【现状分析】
        随着物业科技含量的提高，物业管理专业化程度越来越高，档案资料作为管理服务的重要信息资源，发挥着不可替代的作用。现在物业行业的“争创优工程”，大部分是通过查证档案来验证企业管理水平是否达到创优标准。ISO国际标准化的认证，也是由第三方通过查证各类档案来评估企业是否达到标准要求和有持续改进的能力。
        因此，档案它作为企业运行的重要组成部分，如何真实、客观、全面、系统地反应物业管理活动的全过程，切实为企业经营和发展服务，是现今物业管理工作的一项重要课题。现就我在实际工作中发生的一些问题作出探讨。

一、对物业档案管理工作缺乏足够的重视，意识不强
        档案管理是企业管理活动的真实写照，是企业持续改进的重要依据。可现实中，很多人包括一些企业的领导，在认识上往往存在一个误区，那就是档案管理工作可有可无。在物业管理近期和远期规划中，一般对管理规模、设施设备、人员结构等都作了比较详尽的规定，而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，造成档案管理水平不能与物业同步发展，档案管理水平滞后。而部分人员在对档案材料的收集过程中不积极配合，持无所谓态度。企业一般都制定了较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及物业档案管理的文件却很少，大都在《文件管理程序》中一笔带过，在管理绩效的考核中，一般也没有将档案管理纳入考核项目，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，档案管理意识不强。

二、档案资料不健全、填写不规范、无有效的保存期限
        很多部门的资料记录流于形式，填写不规范，无填表时间或审核签名不齐全等；重要的设备未建立建全设备履历表，无法追溯到设备从购入到运行以来的一系列故障、维修等情况。少许重要设备无作业指导书、安全注意事项等。表单设计不科学，重点管理项未列入检查管理范围，所记录的结果无任何参考和利用价值。对所有档案未按照追溯的需要制定科学的保存期限，造成无用的资料堆积如山或有用的档案不预期的报废。

三、档案管理人员专业性不强
        一些基层物业档案管理人员存在对物业档案“只存不管”的现象。档案管理人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，责任心不够、业务不精。很多档案材料的缺失应归责于档案管理人员没有及时地将档案材料收集、归档，有的甚至不清楚哪些材料应该入档，哪些材料不应该入档。档案材料排序杂乱无章，标识不清，未分门别类放置。

四、档案管理格局混乱
        很多物业企业的档案都是由部门自行管理，在一个单位内形成多部门管理档案的格局，比如业主档案由客服中心管理，工程技术档案则放在工程部，人事部、保安部也都各自保存了部分档案。因此，在人员流动和档案借阅过程中极易造成档案的缺失。

【应对措施】

一、提高档案管理意识、认识档案管理的重要性
        从上至下加强企业领导及员工的档案管理意识，企业领导要对物业档案工作高度重视，通过完善档案管理制度，落实责任，加强监督管理和检查，切实做到把物业档案管理工作作为物业质量管理和目标管理的重要考核依据。通过利用档案为企业创造良好的社会效益和经济效益，如参与优秀物业管理小区评比等，提高档案在物业管理中的地位和作用，促进档案建设。可见，物业管理好坏,很大程度上依赖于物业管理档案。
 

二、全面收集资料
        应全面收集物业建设、竣工、验收、改造（变更）的资料、图纸与物业客户资料，收集整理物业设备资料、经营管理资料、用户装修管理资料、房屋及公共设施维修资料、消防资料和管理处质量管理、各类文书资料等。为了保证物业档案资料的完整性，对于新建物业应在早期介入阶段就要做好资料收集规划与安排，责成专人负责；对于原有物业，应在接管物业时严格办理物业管理档案资料接管手续，千方百计从原设计单位、施工单位、建设单位、管理单位、设备和材料供货单位等处收集、核对、补充完善各类资料 。争取对所有在管物业项目和服务范围，从头至尾，从物业到人，从主体到配套，从建筑到环境，从硬件到软件，全面建立相应的管理服务档案。从而培养全员档案管理意识，为日后企业的管理奠定良好的管理环境和基础。同时应让大家树立档案与档案管理的财富观、资源观和服务观，通过良好的档案管理，真正促进物业管理服务效率的提高。

三、对档案进行规范化管理   
        依照物业管理档案建立与管理工作要求，建立档案管理制度，把档案管理纳入日常品质管理检查中，所以要做到：
        1、设置档案专职人员管理和指导，各部门档案标识统一、清晰，分类明确。
        2、建立标准档案室、柜，能防火、防盗、防潮、防蛀。
        3、明确收集、整理、分类、编号、登记、电脑入网、入柜、利用、检查的建档流程。
        4、采用多种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、录像带、胶卷、照片、图表等，尽可能在电脑中归类，并采用相应的储存、保存方法，及时备份。
        5、原始文件、合同、诉讼文件等重要资料的接收、借阅、复印等必须经专人审批。
        6、施行原始资料和电脑储存双档管理。
        7、专人负责审批档案保存数量，保存期限以及是否有效和作废。
        8、注重档案管理信息开发，开展档案编研工作，根据管理服务工作需要和档案库存情况编制各种专题资料。
        9、设专人每季对档案资料管理情况进行检查，重要档案刻盘或存入企业信息平台。
        10、对全体员工进行档案管理培训，牢固树立档案意识、保密意识，严格执行相关规定。
        11、完善电子档案与纸质档案之间的相互灵活运用，达到档案管理低碳环保效果。

四、建立建全物业标准化体系
        按照ISO9001:2008《质量管理体系 要求》、ISO14001:2004《环境管理体系 要求及服务指南》、物业协会要求、《全国物业管理示范住宅小区标准及评分细则》等，建立一套适合企业的标准文件体系。记录作为重要的档案形式，格式、内容设计应科学合理，需真实而客观的反应问题，为管理提供有效的依据。

五、防止资料流失
        防止因人员流动而造成档案的流失，在平时的管理工作中，重要资料和文档设专人管理，按月、季或年的形式对重要资料进行刻录存盘或直接保存至公司网站信息平台。

六、持续改进   
        物业档案管理是一项长期而繁琐的工作，档案管理人员更应具备细心、耐心和恒心，把档案工作当成一项事业。要保证档案管理队伍的稳定，切实为做好企业档案管理工作提供充分的保障。完善制度，进一步规范工作程序。档案管理制度是档案管理工作的重要依据，需要不断科学化、规范化，需要不断完善和改进，企业应根据物业管理状况不断创新档案管理手段，激发员工工作活力，只有这样才能更好地紧跟时代的发展。同时，企业应通过对新时期物业档案管理创新的必要性以及现存的问题分析，从纸介档案到数字档案进行探索，为新时期物业档案管理的创新提供途径策略。

七、档案利用
         随着社会的进步，房地产事业的高速发展，物业管理档案发挥越来越重要的作用，为企业评定资质、升级、保护企业知识产权和商业秘密，提高企业的经营效益和服务水平，甚至在新接楼盘时，物业档案都能提供第一手资料供参考。因此，物业档案中的每一张资料和每一本设备使用説明书以及每一个来函来件都关系到企业的切身利益和管理者的重要抉择。通过档案管理，借鉴以往的经验，吸取以往的教训，使企业领导的决策更加适应市场要求，更加有利于企业发展，更加受到员工拥护。另外，借鉴其他物业企业的成果，利用物业协会和物业管理人的知识信息和资源，为企业发展决策服务。密切与开发商、业主委员会、行业主管部门和其他物业企业的关系，获取更多收集档案获取知识的机会，为企业所用，以更好地充实档案和发挥档案的参谋作用。

八、培训
        由于物业工作的往复性和受众宏观上的一致性，决定了物业服务经验的可重复性。利用收集到的典型案例、经验讲解、举案说法等形式经常性地开展培训教育活动，不断更新员工的知识，提高其综合素质和创造能力。

【档案管理实效】
        发挥证据作用，防范风险挽回经济损失。
        2001年7月18日碧华里小区5号楼4楼房屋漏水，将屋内木地板泡了起鼓，为此该业主要求物业公司赔偿其经济损失近10万元。物业公司经过查证该业主办理入住手续时的《房屋验收单》，证明入住时该房屋各项设施设备完好。该业主在铁证面前无言以对。

【结束语】
         随着《物业管理条例》的深入实施，评选优秀物业管理项目活动的广泛开展，物业管理工作逐步规范，在新的形势下对物业档案管理的要求也越来越高。因此，企业要解决物业档案工作中存在的共性问题，做好物业档案工作，真正发挥物业档案在物业管理工作中的基础性作用，这不仅是对企业负责，也是对辖区业主负责，更是对社区负责，对社会负责。
        总之，档案工作是物业企业的一项基础性工作，物业行业的大发展，还是需要全体行业人踏踏实实从基础做起。
　　　

        参考文献： 陈德豪《物业管理理论与实务》广东经济出版社  2005年1月第1版第276-277页